Sáu điểm mất quyền chủ động khi làm việc bằng Zalo và Excel của một nhóm sales bất động sản
Nghề môi giới sống bằng tốc độ phản hồi. Khách nhắn lúc chín giờ tối hỏi căn hai phòng ngủ còn không, ai trả lời trước trong mười phút thì người đó có cuộc hẹn.
Nhưng phần lớn các nhóm sales đang làm việc trên một bộ công cụ không ai thiết kế cho việc này: một nhóm Zalo, vài file Excel, và trí nhớ của từng người. Dưới đây là sáu chỗ bộ công cụ đó khiến cả nhóm mất thế chủ động — và chỗ nào công cụ quản lý xử lý được, chỗ nào chưa.
1. Khách đến rồi đi mà không ai biết
Chạy quảng cáo một dự án, khách bấm vào bài, nhắn tin hỏi. Tin nhắn rơi vào hộp thư trang Facebook, hoặc Zalo cá nhân của người đăng bài. Người đó đang đi dẫn khách xem nhà, hai tiếng sau mới mở máy.
Khách đã hỏi ba nơi khác rồi.
Không ai đo được có bao nhiêu khách đã hỏi trong tuần, bao nhiêu người chưa được trả lời. Con số duy nhất cả nhóm biết là số hợp đồng ký được — tức là chỉ biết phần sống sót, không biết phần đã mất.
Xử lý được: trang dự án có sẵn form đăng ký quan tâm. Khách điền tên và số điện thoại thì lưu vào danh sách, đồng thời hệ thống gửi email báo ngay. Không phụ thuộc vào việc ai đang cầm điện thoại lúc đó.
2. Sale nghỉ việc, danh sách khách đi theo
Đây là rủi ro lớn nhất mà ít công ty nhỏ chuẩn bị trước.
Khách của một sale nằm trong danh bạ điện thoại của họ, lịch sử trao đổi nằm trong Zalo cá nhân, ghi chú nằm trong file Excel trên máy họ. Người đó nghỉ, cả ba thứ đi cùng. Công ty còn lại vài cái tên rời rạc trong nhóm chat.
Sáu tháng sau khách cũ quay lại hỏi, không ai trong công ty biết trước đó đã tư vấn gì.
Xử lý được một phần: khách để lại thông tin qua trang dự án thì nằm trong hệ thống của công ty, không nằm trên máy cá nhân ai. Người mới vào xem được ngay.
Chưa xử lý được: Rooland hiện chưa có lịch sử chăm sóc nhiều lần cho một khách, và khi xoá một thành viên khỏi tổ chức thì hệ thống chưa chuyển giao dữ liệu người đó đã nhập sang người khác. Chúng tôi nói thẳng vì đây là điều bạn cần biết trước khi kỳ vọng.
3. Hai người cùng gọi một khách
Khách để lại số ở hai bài đăng khác nhau. Hai sale cùng thấy, cùng gọi. Khách nghe hai cuộc trong một buổi chiều, được báo hai mức chiết khấu hơi lệch nhau.
Mất khách vì lý do này đau hơn mất vì đối thủ, và nó xảy ra thường xuyên hơn người ta nghĩ.
Chưa xử lý được. Rooland hiện lưu mọi khách vào chung một danh sách, chưa gán khách cho từng người, chưa cảnh báo khi một số điện thoại xuất hiện lần thứ hai. Cách tạm thời là quy ước trong nhóm: ai gọi trước thì ghi vào ô ghi chú.
4. Chủ đầu tư đổi chính sách, nửa đội vẫn báo giá cũ
Chiều thứ Sáu chủ đầu tư điều chỉnh chiết khấu. Trưởng nhóm nhắn vào nhóm Zalo. Ba người đọc, hai người đang dẫn khách nên bỏ qua, một người đọc rồi quên.
Sang tuần vẫn có người gửi khách bảng giá cũ. Đến lúc ký mới phát hiện, và người phải xin lỗi khách là sale chứ không phải người quên đọc tin nhắn.
Gốc rễ nằm ở chỗ thông tin dự án sống trong dòng tin nhắn — thứ trôi đi — chứ không sống ở một nơi cố định mà ai cũng mở ra xem.
Xử lý được: thông tin dự án nằm trên trang dự án, sửa một lần là tất cả cùng thấy. Gửi khách thì gửi link, không gửi ảnh chụp bảng giá. Khách mở link lúc nào cũng thấy bản mới nhất.
5. Cuối tháng không ai biết con số thật
Trưởng nhóm hỏi tháng này có bao nhiêu khách quan tâm dự án A. Câu trả lời là mỗi người nhớ một kiểu, cộng lại ra một con số không ai dám chắc.
Không có số thì không quyết được: nên tăng ngân sách quảng cáo cho dự án nào, kênh nào ra khách, người nào cần hỗ trợ thêm. Mọi quyết định thành cảm tính, và cảm tính thì thường theo người nói to nhất trong cuộc họp.
Xử lý được một phần: mỗi dự án hiển thị số khách đã để lại thông tin, và xem được danh sách chi tiết kèm thời điểm.
Chưa xử lý được: chưa có thống kê lượt xem trang dự án, nên chưa tính được tỉ lệ từ người xem thành người để lại số. Chưa gắn được mã theo dõi quảng cáo riêng của công ty vào trang.
6. Việc cho thuê thì trôi hẳn khỏi tầm mắt
Nhiều nhóm sales vừa bán vừa nhận quản lý cho thuê. Phần cho thuê không ồn ào như bán dự án nên thường bị bỏ mặc — cho đến khi chủ nhà gọi hỏi tiền tháng này đâu.
Hợp đồng nằm trong tủ, chỉ số điện nước ghi trong sổ tay, hoá đơn gõ tay từng cái trên Zalo. Khách cãi chỉ số điện thì đi tìm lại ảnh đã chụp. Nhà thuê lại để cho thuê tiếp thì cuối tháng ngồi tính bằng máy tính cầm tay xem còn lại bao nhiêu.
Xử lý được, và đây là phần Rooland làm sâu nhất:
Nhập hợp đồng một lần với giá thuê, giá điện, giá nước, ngày thu, chu kỳ thanh toán. Hệ thống tự sinh hoá đơn từng kỳ, tách dòng tiền thuê, tiền điện theo chỉ số, tiền nước, phí dịch vụ. Ảnh đồng hồ đính kèm có mốc thời gian, khách thắc mắc thì mở ra xem.
Quá hạn thì hệ thống tự gửi email nhắc theo bốn mốc — trước hạn ba ngày, quá hạn một, bảy và mười lăm ngày. Không ai phải nhớ.
Với nhà thuê lại, khai giá trả chủ nhà thì cuối tháng có bảng quyết toán: thu được bao nhiêu, trả chủ bao nhiêu, chênh lệch bao nhiêu, theo từng chủ nhà.
Tóm lại
Bốn trong sáu chỗ trên xử lý được ngay hôm nay. Hai chỗ — giao khách cho từng người và lịch sử chăm sóc khách — thì chưa, và chúng tôi không định nói khác đi.
Thứ tự chúng tôi khuyên bắt đầu: nếu nhóm bạn có mảng cho thuê, làm phần đó trước, vì đó là chỗ đang mất tiền âm thầm nhất và cũng là chỗ hệ thống giúp được nhiều nhất. Nếu chỉ bán dự án, dựng thử một trang dự án và cho khách điền form thay vì nhắn Zalo — chỉ riêng việc không mất khách vào lúc chín giờ tối đã đáng để thử.
Hiện chưa thu phí, không giới hạn số dự án hay số bất động sản.
Đăng ký tại rooland.com.vn.