Chủ nhà cho thuê nào cũng quen với cảnh cuối tháng: mở sổ ghi chỉ số điện nước, bấm máy tính từng phòng, nhắn từng khách, rồi tới lúc khách trả nhà lại ngồi cãi nhau xem trừ cọc bao nhiêu. Bài này đi qua một vòng cho thuê trên Rooland, xem mỗi bước đỡ được việc gì.
Bước 1: Lập hợp đồng một lần, dùng suốt kỳ thuê
Bạn nhập hợp đồng một lần: khách thuê, giá thuê, tiền cọc, kỳ thanh toán, đơn giá điện nước và các khoản định kỳ như mạng, rác, gửi xe. Rooland in hợp đồng để hai bên ký giấy, và cho đính kèm bản scan hợp đồng đã ký để lưu trữ.
Mọi hoá đơn về sau đều lấy số liệu từ hợp đồng này. Bạn không phải gõ lại giá thuê mỗi tháng.
Bước 2: Tháng lẻ tự tính theo ngày
Khách vào ở ngày 15, hoặc trả nhà giữa tháng? Rooland tự chia tiền nhà theo số ngày ở thật trên số ngày của tháng đó, và in rõ trên hoá đơn, ví dụ "17/31 ngày". Không còn phải tự bấm máy tính, cũng không còn cãi nhau vì làm tròn.
Bước 3: Chụp đồng hồ, AI gợi ý chỉ số
Cuối kỳ, bạn chụp ảnh đồng hồ điện, nước ngay trên điện thoại. Nếu tính năng đọc ảnh đã được bật, AI sẽ gợi ý chỉ số đọc từ ảnh. Bạn xem lại rồi bấm Dùng thì số mới được ghi vào hoá đơn. Ảnh không rõ thì AI để trống, không đoán bừa.
Ảnh đồng hồ được lưu kèm hoá đơn. Khi khách thắc mắc, bạn mở lại đúng tấm ảnh của kỳ đó.
Bước 4: Hoá đơn, theo dõi đã thu, nhắc khoản sắp tới hạn
Hoá đơn được lập theo kỳ, in hoặc lưu PDF để gửi khách. Bạn đánh dấu Đã thu khi nhận tiền.
Rooland gửi email nhắc chính bạn: 3 ngày trước hạn, và khi khoản thu quá hạn 1, 7, 15 ngày. Không còn sót phòng nào chỉ vì quên.
Bước 5: Trả nhà và trả cọc rõ ràng
Khi khách trả nhà, bạn lập biên bản trả nhà:
- Chỉ số điện nước cuối cùng.
- Ảnh hiện trạng căn nhà, tối đa 30 ảnh.
- Các khoản khách chịu, như hư hỏng, vệ sinh, và các khoản chủ cộng thêm.
- Rooland tự tính số cọc hoàn lại, kể cả phần tiền nhà khách đã đóng mà chưa ở.
Bản in có chỗ ký cho cả hai bên. Sau khi chốt, số tiền trên biên bản bị khoá. Muốn sửa phải bấm "Mở lại", và mọi lần sửa đều ghi lịch sử, tránh tranh cãi kiểu "hôm trước anh nói khác".
Bắt đầu thế nào
Vào Quản lý → Bất động sản, thêm căn đầu tiên, rồi tạo hợp đồng cho khách đang ở. Kỳ hoá đơn đầu tiên sẽ tự sinh theo kỳ thanh toán trong hợp đồng.