Mỗi đầu tháng, nhiều chủ nhà làm cùng một việc: mở bảng tính, chụp màn hình từng phòng, gửi cho từng khách, rồi vài hôm sau nhắn nhắc lại những người chưa trả. Có mười phòng là mất một buổi tối. Từ bản cập nhật tháng 11, Rooland làm phần việc này thay bạn.
1. Chép một đường link, khách mở là thấy hoá đơn
Ở màn Hoá đơn hàng tháng, mỗi hoá đơn đã phát hành có nút Chép link hóa đơn gửi khách. Dán link đó vào bất kỳ đâu bạn vẫn hay nhắn với khách.
Khách bấm vào link, không cần đăng ký hay đăng nhập, sẽ thấy:
- Số tiền cần thanh toán và hạn thanh toán.
- Mã QR chuyển khoản, kèm nút Chép nội dung và Lưu ảnh QR.
- Chi tiết từng khoản: tiền nhà, điện, nước, phí khác.
- Nút In / Lưu PDF nếu khách cần giữ lại.
Trang này chỉ hiện những gì khách cần để trả tiền. Số giấy tờ, số điện thoại và email của khách không xuất hiện trên trang. Link có hạn 120 ngày.
2. Bật gửi email, hoá đơn tự tới hộp thư của khách
Vào hồ sơ từng người thuê, mục Gửi hóa đơn và nhắc thanh toán cho khách, bấm Bật gửi email. Từ đó Rooland tự gửi cho khách:
- Hoá đơn ngay khi bạn phát hành.
- Lời nhắc 3 ngày trước hạn.
- Lời nhắc khi quá hạn 1 ngày và 7 ngày.
- Thông báo khi bạn đã ghi nhận tiền.
Thư chỉ được gửi trong khung 8:00 đến 20:00, không làm phiền khách ban đêm. Trong hộp Thu tiền của mỗi hoá đơn, bạn xem được tin nào đã gửi, gửi lúc nào, và có nút Gửi lại hóa đơn cho khách.
3. Phải có sự đồng ý của khách
Trước khi bật, bạn cần tích ô xác nhận rằng khách thuê đã đồng ý nhận hoá đơn và nhắc thanh toán qua email. Rooland ghi lại ngày bạn xác nhận.
Cuối mỗi thư và trên trang hoá đơn đều có dòng Ngừng nhận tin. Khách bấm là thôi nhận, không cần hỏi ai. Việc ngừng nhận tin không làm thay đổi nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng.
Đây là cách làm đúng với quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân: số điện thoại và email của khách chỉ được dùng cho đúng việc gửi hoá đơn, và khách luôn có quyền từ chối.
4. Bạn vẫn nhận lời nhắc như trước
Email nhắc gửi cho chính bạn khi hoá đơn sắp tới hạn hoặc quá hạn vẫn giữ nguyên. Bật gửi cho khách là thêm một lớp nhắc, không thay thế lớp cũ.
Bắt đầu thế nào
- Thêm Tài khoản nhận tiền thuê ở Cài đặt để hoá đơn có mã QR.
- Mở hồ sơ người thuê, kiểm tra email, tích ô xác nhận rồi Bật gửi email.
- Phát hành hoá đơn. Với khách chưa có email, dùng nút Chép link hóa đơn gửi khách.